毎月シフトが出るたびに、Googleカレンダーへ一日ずつ入力するのが面倒でした。
日付を選び、勤務時間を入れ、予定名を付ける。同じような作業でも、件数が多いと意外に時間がかかります。
「このシフト表を写真に撮って、AIに見せたら入力してくれないかな」
そう思って試してみたところ、AIが写真から私の勤務日を読み取り、確認用の一覧を作り、私が内容を確認したあとにGoogleカレンダーへ登録してくれました。
パソコンが得意とは言えない私でも、行ったことはシフト表をスマートフォンで撮影し、AIへ希望を伝えることが中心でした。
今回は、実際に便利だった流れと、使う前に知っておきたい注意点を紹介します。
毎月の手入力を、どうにか減らしたかった
私はシフト制の仕事をしています。夜勤はありませんが、勤務日や休日が毎月同じではありません。
予定を立てるためには、仕事のシフトをGoogleカレンダーへ入れておく必要があります。
仕事だけでなく、家族の予定、副業の作業時間、通院や買い物などもあります。先に勤務日を入れておかないと、空いている日が分かりにくくなります。
これまではシフト表を見ながら、自分の予定だけを一件ずつ入力していました。
難しい作業ではありません。でも、毎月繰り返すとなると、「また入力しないといけない」と感じていました。
やったことは、シフト表を写真に撮ってAIへ送ること
最初に、シフト表をスマートフォンで撮影しました。
その写真をGoogleカレンダーと連携できるAIへ送り、次のように頼みました。
この写真は私のシフト表です。私の勤務日だけを読み取り、日付、勤務時間、勤務先を一覧にしてください。読めない部分は推測せず、「要確認」と書いてください。まだGoogleカレンダーには登録せず、最初に確認用の一覧を見せてください。
ここで大切なのは、いきなり登録を頼まなかったことです。
まずAIが読み取った内容を一覧にしてもらい、元の写真と見比べました。
AIが読み取ったあと、自分で確認したこと
AIは便利ですが、写真の文字を必ず正しく読めるとは限りません。
私は、特に次の部分を確認しました。
- 勤務日と休日を間違えていないか
- 日付と曜日が合っているか
- 出勤時刻と退勤時刻が正しいか
- 勤務先を取り違えていないか
- 同じ予定が二重になっていないか
- 読みにくい部分をAIが勝手に補っていないか
間違いがあれば、「○日の勤務時間は△時からです」のように具体的に伝えて直してもらいます。
AIの一覧が正しくても、最後は元のシフト表と照らし合わせました。
内容を確認してから、Googleカレンダーへ登録
一覧に問題がないことを確認してから、登録を頼みました。
この内容をGoogleカレンダーへ登録してください。登録先、予定名、日付、開始時刻、終了時刻をもう一度確認し、私の返事を待ってから登録してください。
AIが最後の確認内容を表示したら、もう一度見直します。
問題がなかったので登録を許可すると、勤務予定がGoogleカレンダーへ入りました。
登録後も、Googleカレンダーを自分で開き、件数や時間が合っているか確認しました。
「AIが登録しましたと言ったから大丈夫」と思わず、実際のカレンダーを見るところまでを一つの作業にしています。
便利だったのは、入力よりも予定を考えやすくなったこと
シフトをカレンダーへ入れる目的は、入力作業を終わらせることではありません。
勤務日と休日が見えると、次の予定を考えやすくなります。
- 副業の作業をする日
- 何もしない休養日
- 家族との予定
- 通院や買い物
- 連勤が続く前後の過ごし方
私の場合は通勤時間もあるため、出勤日の前後に詰め込みすぎないことが大切です。
Googleカレンダーに勤務予定が入ったことで、「この日は仕事のあとに作業できる」「この休日は予定がないから、まとまった時間を使える」と考えやすくなりました。
AIに入力を手伝ってもらったことで、予定を写す時間だけでなく、その後の計画を考える負担も少し軽くなったと感じています。
シフト表の写真で、いちばん気をつけたいこと
シフト表には、自分以外の人の名前や勤務時間が載っている場合があります。
写真をAIへ送る前に、必要のない部分は切り取るか、見えないように隠す必要があります。
- 同僚の氏名
- 社員番号
- 勤務先の内部情報
- 電話番号や住所
- QRコードやログイン用の番号
- お客様や会員などの個人情報
勤務先の決まりで、シフト表を外部のAIへ送ることが禁止されている場合は、この方法を使ってはいけません。
自分の勤務予定だけが分かる状態にしてから送ることが大切です。
最初は2〜3件だけ試すと安心
初めて使う場合は、一か月分を一度に登録せず、2〜3件だけ試す方法がおすすめです。
- 写真を送る
- 確認用の一覧を作ってもらう
- 元の写真と見比べる
- 2〜3件だけ登録する
- Googleカレンダーを開いて確認する
- 問題がなければ残りを登録する
少ない件数で試せば、登録先のカレンダーや予定名が希望どおりでなかった場合も直しやすくなります。
家族と共有しているカレンダーを使っている人は、仕事の予定をどのカレンダーへ入れるかも確認してください。
Googleカレンダーとつながらない場合でも使える
利用しているAIや契約内容によっては、Googleカレンダーへ直接登録できない場合があります。
その場合でも、写真から勤務日と時間の一覧を作ってもらうだけで、手入力はしやすくなります。
AIが整理した一覧を見ながら、自分でGoogleカレンダーへ入れれば、シフト表の中から毎回自分の欄を探す手間を減らせます。
最初から難しい設定をする必要はありません。まず写真を読み取って一覧にしてもらうところだけでも、試す価値はあると思います。
学校行事や部活の予定にも使える
この方法は、仕事のシフトだけではありません。
- 学校の年間行事表
- 塾の予定表
- 部活や大会の日程
- 地域行事の予定表
- 通院予定が書かれた紙
このような予定も、写真から確認用の一覧を作ってもらえます。
ただし、学校名、子どもの名前、ほかの生徒の情報などは、写真を送る前に隠します。
中止や変更のお知らせが来ることもあるため、登録後も最新の案内を優先してください。
まとめ｜写真を送るだけでも、毎月の小さな手間を減らせた
毎月シフト表を見ながら、Googleカレンダーへ一件ずつ入力していた私にとって、AIに写真を読み取ってもらう方法はとても便利でした。
行った流れは、次のとおりです。
- 自分以外の個人情報を隠す
- シフト表を見やすく撮影する
- AIに確認用の一覧を作ってもらう
- 元の写真と照らし合わせる
- 確認した予定だけをGoogleカレンダーへ登録する
- 登録後のカレンダーを自分で確認する
AIに任せきりにするのではなく、「読み取りと入力はAI、最終確認は自分」と分けると安心です。
50代になってからAIを使い始めた私でも、便利な使い方を一つずつ覚えています。
「毎月同じ入力を繰り返している」と感じている方は、まず予定表の写真から確認用の一覧を作ってもらうところから試してみてはいかがでしょうか。
AIを暮らしの中で使ってみたい方は、AIに冷蔵庫の残り物から献立を考えてもらう方法も参考にしてください。
※AIが読み取った日付や時刻は、必ず元の予定表と照らし合わせてください。各サービスの機能、画面、利用条件は変更される場合があります。個人情報や勤務先の内部情報を含む写真は送らないでください。
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